วันจันทร์ที่ 12 ธันวาคม พ.ศ. 2554

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

วิธีระบบ (System Approach)

      ความหมายของคำว่า "ระบบ"
           คือ ภาพส่วนรวมของโครงสร้างหรือของขบวนการอย่างหนึ่งที่มีการจัดระเบียบความสัมพันธ์
ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ที่รวมกันอยู่ในโครงการหรือขบวนการนั้น (รศ.ดร.เปรื่อง กุมุท)
      คือ การรวมสิ่งต่าง ๆ ทั้งหมายที่มนุษย์ได้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้น เพื่อดำเนินงานทั้งหลายให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ (เบวา เอช เบนาที Banathy)
      ลักษณะสำคัญของวิธีระบบ
      1. เป็นการทำงานร่วมกันเป็นคณะของบุคคลที่เกี่ยวข้องในระบบนั้น ๆ
      2. เป็นการแก้ปัญหาโดยการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์
      3. เป็นการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างเหมาะสม
      4. เป็นการแก้ปัญหาใหญ่ โดยแบ่งออกเป็นปัญหาย่อย ๆ เพื่อสะดวกในการแก้ปัญหาอันจะเป็นผลให้แก้ปัญหาใหญ่ได้สำเร็จ
      5. มุ่งใช้การทดลองให้เห็นจริง
      6. เลือกแก้ปัญหาที่พอจะแก้ไขได้และเป็นปัญหาเร่งด่วนก่อน
      องค์ประกอบของระบบ
      1. สิ่งที่ป้อนเข้าไป ( Input )  หมายถึง สิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในกระบวนการหรือโครงการต่าง ๆ เช่น  ครู นักเรียน ชั้นเรียน หลักสูตร ตารางสอน วิธีการสอน เป็นต้น
      2. กระบวนการหรือการดำเนินงาน (Process) หมายถึง การนำเอาสิ่งที่ป้อนเข้าไปมาจัดกระทำ เพื่อให้เกิดผลบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ  เช่น การสอนของครู การให้นักเรียนทำกิจกรรม เป็นต้น
      3. ผลผลิตหรือการประเมินผล (Output) หมายถึง ผลที่ได้จากการกระทำในขั้นที่สอง ได้แก่ ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของนักเรียน ผลงานของนักเรียน เป็นต้น
      การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
     เป็นวิธีการนำเอาผลที่ได้ (Feed Back) จากผลผลิตหรือการประเมินผล (Evaluation) มาพิจารณาปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ฉะนั้นจะเห็นได้ว่า วิธีระบบเป็นขบวนการต่อเนื่อง และีมีลักษณะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์
      ขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ
      ดร.เลห์แมน (Lehmam) ได้กล่าวถึงขั้นตอนของวิธีระบบไว้ดังนี้
      1. ปัญหา (Identify Problem) คือ การศึกษาวิเคราะห์ปัญหาที่แท้จริงในการปฏิบัติว่าคืออะไร หาความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ควรจะเป็นกับสิ่งที่มีอยู่ แล้วมาจัดลำดับและกำหนดระดับความสำคัญของปัญหา
      2.จุดมุ่งหมาย (Objectives) การระบุจุดมุ่งหมายจะต้องชัดเจน สามารถวัดได้ และสอดคล้องกับปัญหา
      3. ศึกษาข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) เป็นการศึกษาและทำรายการข้อจำกัดเกี่ยวกับทรัพยากร (Resources) ที่มีอยู่
      4. ทางเลือก (Alternatives) คือ การสร้างทางเลือกสำหรับใช้ในการแ้ก้ปัญหา
      5. การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (Selection) เป็นการประเมินหาทางเลือกที่จะส่งผลต่อจุดมุ่งหมายที่ต้องการมากที่สุด และด้วยทุนที่น้อยที่สุด
      6. การทดลองปฏิบัติ (Implementation) เป็นการนำเอาทางเลือกที่ได้ไปทดลองเพื่อดูว่าสามารถนำไปปฏิบัติได้หรือไม่
      7. การประเมินผล (Evaluation) เป็นการประเมินผลการทดลองเพื่อพิจารณาดูว่าได้ผลตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่
      8. การปรับปรุงแก้ไข (Modification) คือการนำข้อบกพร่องที่พบจากการประเมินผลมาปรับปรุงแก้ไขจนเป็นที่พอใจ แล้วจึงนำไปใช้กับการแก้ปัญหาในระบบ
      ลักษณะของระบบที่ดี
      ระบบที่ดีสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency) และมีความยั่งยืน (sustainable) ต้องมีลักษณะ 4 ประการคือ
      1. มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม (interact with environment) ระบบทุก ๆ ระบบจะมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งรอบ ๆ ตัวที่ี้ เรียกว่า "สิ่งแวดล้อม" ซึ่งทำให้้ระบบดังกล่าวกลายเป็นระบบเปิด (Open system) คือ ระบบจะรับปัจจัยนำเข้า (input) จากสิ่งแวดล้อม เช่น พลังงาน อาหาร ข้อมูล แล้วเปลี่ยนแปลงปัจจัยนำเข้านี้ให้กลายเป็นผลผลิต (output) แล้วจึงส่งกลับไปให้สิ่งแวดล้อมอีกทีหนึ่ง
      2. มีจุดหมายหรือเป้าประสงค์ (purpose) คือ ระบบจะต้องมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนแน่นอนสำหรับตัวของมันเอง เช่น ระบบการดำเนินชีวิตของมนุษย์ ก็มีจุดมุ่งหมายอย่างชัดเจนว่า "เพื่อรักษาสภาพการมีชีวิตไว้ให้ได้ให้ดีที่สุด"
      3. มีการรักษาสภาพตนเอง (self-regulation) ทำได้โดยการแลกเปลี่ยน input และ output กันระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบหรือระบบย่อย เช่น ระบบย่อยอาหารของร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบย่อย หรือระบบย่อยต่าง ๆ เช่น ปาก น้ำย่อย น้ำดี หลอดอาหาร กระเพาะอาหาร ฯลฯ
      4. มีการแก้ไขตนเอง (self-correction ) เพื่อการรักษาสภาพของตนเอง เช่น การปฏิสัมพันธ์ระหว่างร่างกายกับอากาศหนาว (สภาพแวดล้อม) อาจจะทำให้เกิดอาการหวัดขึ้นได้ ในสถานการณ์นี้ถ้าระบบร่างกายไม่สามารถที่จะรักษาสภาพตัวเองได้อย่างดี ร่างกายก็จะต้องผลิตภูมิคุ้มกันออกมาต้านหวัดเพื่อที่จะต่อสู้กับอาการหวัดนั้น



                ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์  ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ  การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)

            ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม  ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร  ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)  การประมวลผล (Processing)  และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)  ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001) 
แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม
           
            ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล  (CIS 105 -- Survey of Computer Information Systems, n.d.)
             ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  (FAO Corporate Document Repository, 1998)  ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine)  และวิธีการในการเก็บข้อมูล   ประมวลผลข้อมูล  และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)

สรุปได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง 

Laudon & Laudon (2001)  ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม  ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations)   การจัดการ (management)  และเทคโนโลยี (Technology)

ประเภทของระบบสารสนเทศ

             ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น  และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ  กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน  ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป 
(สุชาดา กีระนันทน์, 2541) 

ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร   จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท  ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)

1.     ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems)   ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน  รายการขาย  การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น  วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems)  ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล   วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร

3.      ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ   การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร

4.     ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system)   เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว  หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก
                 5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด

            สุชาดา กีระนันทน์ (2541)และ Laudon & Laudon (2001) ได้แบ่งประเภทของระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน/ผู้บริหารระดับต่างๆไว้  ดังนี้
ประเภทของระบบสารสนเทศ
(สุชาดา กีระนันทน์, 2541)
ประเภทของระบบสารสนเทศ
(Laudon & Laudon, 2001)
1. ระบบประมวลผลรายการ
(Transaction Processing Systems)
1.  Transaction Processing System - TPS
2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
(Office Automation Systems)
2. Knowledge Work -KWS  and office 
    Systems
3. ระบบงานสร้างความรู้ 
(Knowledge Work Systems)
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
 (Management Information Systems)
3. Management Information Systems - MIS
5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
 (Decision Support Systems)
4. Decision Support Systems - DSS
6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง
 (Executive Information Systems)
5. Executive Support  System - ESS

1.     ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS)  เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ  ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน  โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ  ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ  ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน  ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น  ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น  ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด  รายงานผลเบื้องต้น

2.     ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS)  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์ 

3.     ระบบงานสร้างความรู้  (Knowledge Work Systems - KWS)  เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน
บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ  บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน  หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา  ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น  ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์  ตัวแบบ  รูปแบบ เป็นต้น

4.     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (Management Information Systems- MIS)  เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง  ใช้ในการวางแผน  การบริหารจัดการ และการควบคุม  ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน  เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน  ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป  รายงานของสิ่งผิดปกติ

5.     ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  (Decision Support Systems – DSS)  เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน  ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน  ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น  หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง  ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ  รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ  รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ  การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์

6.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง  (Executive Information System - EIS)  เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ  สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก   ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization  ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ  ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์ 

ถึงแม้ว่าระบบสารสนเทศจะมีหลายประเภท แต่องค์ประกอบที่จำเป็นของระบบสารสนเทศทุกประเภท ก็คือต้องประกอบด้วยกิจกรรม 3 อย่างตามที่ Laudon & Laudon (2001)ได้กล่าวไว้ คือ ระบบต้องมีการนำเข้าข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล และการแสดงผลลัพธ์ของข้อมูล

                 สุชาดา  กีระนันทน์ (2541) สรุปไว้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กรนั้นเป็นสิ่งท้าทายผู้บริหารเป็นอย่างมาก  การที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นในหน่วยงานเป็นสิ่งที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบการพัฒนาระบบ ต้องร่วมกันตัดสินใจอย่างรอบคอบ  เพราะการนำระบบสารสนเทศมาใช้อาจจะกระทบต่อกระบวนการดำเนินงานและการบริหารที่เป็นอยู่  หรืออาจจะมีผลก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร 


ข้อมูล และสารสนเทศ
                     ข้อมูลหมายถึงอะไร
         ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น  บุคคล   สิ่งของ  สถานที่  ฯลฯ     ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง  ข้อมูลต้องถูกต้องแม่นยำ  ครบถ้วนขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูล
 1.    ความถูกต้อง โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการ ดำเนินงานเพื่อความถูกต้องแม่นยำ                                                                  
 2.    ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาซึ่งข้อมูลต้องให้ทันความ  ต้องการของ ผู้ใช้
 3.    ความสมบูรณ์  ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นอยู่กับการเก็บรวบ   รวมข้อมูลและวิธีการ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสม
ความชัดเจนและกระทัดรัด   
           ต้องมีการออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กระทัดรัด  ใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลความสอดคล้อง  ต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูแลสภาพการใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

                        ความหมายของสารสนเทศ              สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำ ข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงกระบวนการต่างๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง
เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้าน กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวบรวมข้อมูล จัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน ประกอบด้วย
-ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System
-ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)           
 -ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)                              
-ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)         
 -ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)                                             
ข้อมูล และสารสนเทศ มีความแตกต่างกันอย่างไร


              ความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้นมีความหมายแตกต่างกัน กล่าวคือ “ข้อมูล” หมายถึง ข้อเท็จจริงทั่ว ๆ ไปที่มีอยู่ซึ่งทำการเก็บรวบรวมมาได้ โดยข้อเท็จจริงนี้เป็นบุคคล วัตถุ สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่และข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ หรือสถานที่ รูปภาพหรือเสียงก็ได้ สำหรับ “สารสนเทศ” นั้นหมายถึง ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้อ้างอิง ดำเนินงาน หรือตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใด โดยสารสนเทศนี้อาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้
ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ เพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่อง เกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆ อาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น ๆ


ลักษณะที่ดีของสารสนเทศ
1. สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด
2. ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม
ความต้องการของผู้ใช้
3. สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ
4. สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน
5. สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้
6. กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ
ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต
7. ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์
8. สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
9. สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision) ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ
10. สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ (Reliable) เช่น เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) ที่น่าเชื่อถือ เป็นต้น
11. สารสนเทศที่ดีควรมีความปลอดภัย (Secure) ในการเข้าถึงของผู้ไม่มีสิทธิใช้สารสนเทศ
12. สารสนเทศที่ดีควรง่าย (Simple) ไม่สลับซับซ้อน มีรายละเอียดที่เหมาะสม (ไม่มากเกินความจำเป็น)
13. สารสนเทศที่ดีต้องมีความแตกต่าง หรือประหลาด (Surprise) จากข้อมูลชนิดอื่น ๆ
14. สารสนเทศที่ดีต้องทันเวลา (Just in Time : JIT) หรือทันต่อความต้องการ (Timely) ของผู้ใช้ หรือสามารถส่ง
ถึงผู้รับได้ในเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ
15. สารสนเทศที่ดีต้องเป็นปัจจุบัน (Up to Date) หรือมีความทันสมัย ใหม่อยู่เสมอ มิเช่นนั้นจะไม่ทันต่อการ
เปลี่ยนแปลงที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว
16. สารสนเทศที่ดีต้องสามารถพิสูจน์ได้ (Verifiable) หรือตรวจสอบจากหลาย ๆ แหล่ง ได้ว่ามีความถูกต้อง


เอกสารอ้างอิง


สุชาดา  กีระนันทน์.  (2541).  เทคโนโลยีสารสนเทศสถิติ: ข้อมูลในระบบสารสนเทศ.  กรุงเทพฯ
โรงพิมพ์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

CIS 105 -- Survey of Computer Information Systems.  (n.d.).  Essential Concepts and
Terminology – Study Unit 13.  Information system.   Retrieved September 8, 2005
from  http://www.jqjacobs.net/edu/cis105/concepts/CIS105_concepts_13.html

FAO Corporate Document Repository.  (1998).  Information system.  Guidelines for the

Routine Collection of Capture Fishery Data.  Annex 5 Glossary.  Retrieved September

8, 2005 from  http://www.fao.org/documents/show_cdr.asp?url_file=/

DOCREP/003/X2465E/x2465e0h.htm


Information system.  (2005).  Retrieved September 8, 2005 from

Laudon, K.C. & Laudon, J. P.  (2001).  Essentials of management information systems:
Organization and technology in the enterprise.  4th ed.  Upper Saddle River, NJ:
Prentice Hall.
 ขอบคุณแหล่งที่มา : http://cola.kku.ac.th/main/article/725/725_005.doc